Фасилитация встреч, стратегических и командных сессий

15.01.21 00:00:00
237

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

Собственники и топ-менеджмент пищевой индустрии: продуктовый ритейл, дистрибуция и логистика, производство и переработка, вендинг, HoReCa, онлайн-продажи и доставка, сельское хозяйство, рыбный промысел


ФАСИЛИТАЦИЯ

1.   Процесс оказания помощи группе в выполнении задачи, решении проблемы или достижении соглашения к взаимному удовлетворению участников;

2.   Процесс, позволяющий эффективно организовать обсуждение сложной проблемы или спорной ситуации и без потерь времени выполнить все пункты повестки собрания или совещания;

3.   Процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала.


КОГДА ИСПОЛЬЗОВАТЬ ФАСИЛИТАЦИЮ

 Особенности ситуации и задачи

·       Решается новая задача

·       Необходим творческий подход

·       Требуется вовлеченность участников группы, принятие ими ответственности за результат работы

·       Важно, чтобы люди действительно услышали друг друга, и поняли, какие существуют точки зрения на обсуждаемые вопросы в команде/в компании

·       В результате встречи нужно получить рациональный, записанный результат, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно (на рабочих сессиях, в рабочих группах)


Особенности участников процесса

·       У сотрудников есть базовые знания и необходимый опыт для решения задачи, но всё же, они не могут найти решение без организации специальной работы

·       Участники принимают принципы проведения фасилитации и готовы им следовать


Особенности отношений «фасилитатор – участник»

·       У фасилитатора и участников равные позиции

·       Есть доверие участников к фасилитатору

·       Ответственность за результат распределяется между всеми участниками

·       Ответственность за процесс фасилитации лежит на фасилитаторе

    

КОГДА НЕ СТОИТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ФАСИЛИТАЦИЮ 

Особенности ситуации и задачи

·       Нет четко определенной цели групповой работы

·       Необходима полная конфиденциальность

·       Решение очевидно для всех и лежит на поверхности

·       Острый дефицит времени для принятия решения

·       Большинство участников не заинтересованы в принятии решения

·       Согласие всех и разделение ответственности не имеет особого значения

·       Решение уже принято вышестоящими лицами, нужно опосредованно «внедрить» его в умы сотрудников


Особенности участников процесса

·       Отсутствие необходимых знаний и опыта у участников, необходимых для принятия решения

·       Нежелание достичь поставленной цели

·       Острые скрытые или открытые конфликты в группе


Особенности отношений «фасилитатор – участник»

·      У участников отсутствует доверие к фасилитатору (его компетентности, заинтересованности)


ПРИМЕРЫ ТЕМ, В РЕШЕНИИ КОТОРЫХ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ МЕТОДЫ ФАСИЛИТАЦИИ 

Фасилитация в коммерческих организациях

Сами по себе методы фасилитации не помогут компаниям выйти на новый уровень эффективности в своей работе. Для того чтобы сделать рывок в развитии, необходимы изменения в стратегии, продуктах, которые выпускает компания, и системе ценообразования. Но, с другой стороны, сами по себе подобные изменения невозможны, если они не захватывают воображение тех, кто должен воплотить их в жизнь. Таким образом, методы фасилитации являются тем необходимым механизмом, который запускает достижение необходимых компании результатов.

Методы фасилитации помогают руководителю в следующих ситуациях.

Например, в ходе выполнения повседневных задач:

·       руководителю необходимо, чтобы после совещания подчиненные сказали: «Я верю, что это лучшее решение, которое мы можем принять в организации в настоящее время, и я буду поддерживать его внедрение»;

·       возникла серьезная конфликтная ситуация, руководителю нужно, чтобы разногласия были преодолены, конфликт улажен;

·       руководителю необходимо оценить возможность действий при решении какого-то важного вопроса или проблемы. Прежде чем принять решение, он хочет собрать информацию от подчиненных (100 человек), услышать их идеи, мнения. С помощью методов фасилитации это можно сделать за несколько часов. При этом все 100 человек будут активно вовлечены в процесс обсуждения, а в конце все высказанные идеи будут зафиксированы, классифицированы и представлены наглядно.

Например, в достижении необходимых для организации изменений без сопротивления персонала, а, наоборот, с его поддержкой необходимо:

·       разработать и реализовать абсолютно новую корпоративную стратегию. Руководитель хочет, чтобы в процессе приняли участие сотрудники всех подразделений и уровней компании. Численность сотрудников больше 100 человек. Необходимо, чтобы все были активно вовлечены в процесс;

·       описать и оптимизировать бизнес-процессы. Нужно сделать так, чтобы «талмуд» на 60 страниц, описывающий бизнес-процессы, не просто пылился на полке, а сотрудники компании понимали, что такое бизнес-процесс, как его можно описать, оптимизировать, и принимали в этом непосредственное участие;

·       чтобы в процессе слияния или поглощения интеграция двух компаний, обладающих различными корпоративными культурами, традициями, способами ведения бизнеса и пр., прошла успешно;

·       мобилизовать персонал для быстрого достижения определенной бизнес-цели: повысить прибыль, добиться сокращения затрат;

·       изменить стиль лидерства руководителей, корпоративную культуру в компании;

·       вывести команду на новый уровень в своем развитии, сделать участников группы более сплоченными, ответственными и организованными.

Фасилитация помогает компаниям как в решении текущих задач (решение проблем, принятие решений, разрешение конфликтных ситуаций, развитие команды), так и при проведении организационных изменений (разработка и реализация принципиально новой корпоративной стратегии, слияние, поглощение компаний, структурная реорганизация, оптимизация бизнес-процессов, внедрение новых организационно-управленческих процессов, процедур, международных стандартов качества и пр.).


РОЛЬ КОНСУЛЬТАНТОВ ДО И ВО ВРЕМЯ БИЗНЕС-СЕССИЙ

·      разработать поэтапную программу сессии в соответствии с согласованным результатом;

·       структурировать работу команды и обеспечить её максимальную эффективность во время обсуждений и работы на сессии; 

·       предложить методы анализа ситуации и принятия решений, наилучшим образом подходящие для рассмотрения поставленных вопросов и достижения конкретного результата.

Фасилитационная сессия – это структурированная, заранее продуманная встреча, на которой ведущий проводит участников через серию заранее прописанных шагов, помогая группе:

·       обсудить и проанализировать определенные вопросы,

·       выработать, понять и принять конкретные решения,

·       вовлечь и услышать мнение всех участников обсуждения.

Инструменты фасилитации и услуги фасилитаторов  уже высоко оценены такими компаниями как: 

Bacardi, Ernst&Young, KeyLinkAgency, KPMG, MARY KAY, MORGAN&STOUT, PIONEER GROUP, ROCKWOOL, TAKEDA Pharmaceuticals, Video International, Азиатско-тихоокеанский Банк, Балтика, БИЛАЙН, ДИКСИ, МТС, Объединенная Зерновая Компания, Подари Жизнь, Практики Управления, РОСТЕЛЕКОМ, СБЕРБАНК (CIB), СКОЛКОВО, АО ГС СУХОГО, ЭКСАР.


ВРЕМЯ И МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ ВСТРЕЧИ

Место проведения сессии и оснащение помещения, на первый взгляд, несущественные детали, однако могут оказать серьезное воздействие на успех встречи.

Работа группы будет менее производительной и плодотворной в плохо оборудованном, тесном или неудобном помещении. Очень важна акустика, освещение и площадь зала.

Идеальное помещение для сессии должно вмещать все необходимое оснащение и оборудование и при этом оставлять достаточно свободного пространства для участников. В любом случае – предоставили вам идеальное помещение, или вы вынуждены пользоваться тем, что есть – необходимо обустроить помещение так, чтобы сделать его максимально комфортным для проведения встречи.


                  ИНТЕРЬЕР. НЕОБХОДИМО УЧЕСТЬ НЕСКОЛЬКО ФАКТОРОВ

·       правильно подобранный размер помещения (не менее 3-4 кв м на человека);

·       наличие места, где могли бы уединиться небольшие группы, для того чтобы посовещаться;

·       комфортное освещение, лучше всего – наличие больших окон;

·       достаточное количество столов и стульев (предпочтительно на колесиках);

·       достаточная площадь свободных стен для развешивания плакатов;

·       необходимое оборудование: плакаты, маркеры, флипчарт, проектор, распечатки тезисов

·       вода в постоянном доступе у участников.


Контакты для связи:

sales@foodovik.com